Kearsipan

A. Pengertian 

      Kearspan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

B. Tujuan kearsipan 

 

    Pada pasal 3 undang - undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa : "Tujuan Kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. 

    Menurut A.W. Widjaya (1993:3) tujuan kearsipan diantaranya : 

• menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan.
• menyimpan surat setiap saat diperlukan. 
• mengupulkan bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap. 

    Sedangkan menurut E. Martono (1994:28) tujuan kearsipan adalah : 

• menyediakan warkat bila diperlukan.
• menghindari pemborosan dalam mencari warkat yang diperlukan.
• mengumpulkan warkat - warkat yang mempunyai hubungan satu dengan yang lain.
• mengamankan warkat yang lain jauh dari bahaya pencurian dan bahaya kebakaran.
• tetap menjaga kerahasiaan jika warkat itu benar perlu dirahasiakan dari tujuan di atas.

C. Sistem penyimpanan arsip 

         Sistem penyimpanan arsip / warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menentukan kembali dengan cepat dan tepat, pengguanaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip. 

         ada beberapa macam sistem penyimpanan arsip yang dapat dipilih dalam penyimpanan arsip, yaitu : 

• Penyimpanan Arsip Sistem Abjad. susunan penyimpanan pada sistem ini, berdasarkan urutan abjad.

•  Penyimpanan Asip Sistem Tanggal. sistem kronologis adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan waktu surat diterima atau surat dikirim ke luar.

•  Penyimpanan Arsip Sistem Nomor. Penyimpanan arsip sistem nomor adalah cara penyimpanan menurut urut - urutan angka dimulai dari sutu terus meningkat hingga angka yang lebih besar.
• Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah. Penyimpanan arsip sistem wilayah adalah tata cara penyimpanan arsip menurut pembagian wilayah. misalnya : Pembagian menurut pulau (Sumatra, Jawa, Kalimantan) atau menurut wilayah provinsi (DKI, Jawa Barat, Daerah Istimewa Yogyakarta)
• penyimpanan Arsip Sistem Masalah/Subjek, semua naskah/dokumen disusun dan dikelompokan berdasarkan pokok soal/masalah.

D. Peralatan Untuk melaksanakan Kearsipan

• Lembar disposisi, digunakan untuk mengatur proses pengolahan surat yang selanjutnya menjadi alat pengendali lalu lintas persuratan dan sebagai sarana monitor dalam mekanisme persuratan. 
• Kartu Kendali, digunakan sebagai alat pencatat surat, alat pencar/pelacak untuk dapat menemukan/menetapkan lokasi dan tempat surat. 
• Kartu tunjuk silang, kegunaanya hampir sama dengan kartu kendali yang diberkaskan atau difile yang fungsinya untuk mengganti atau mewakili permasalahan (subjek) dari sebuah surat, tidak dengan surat aslinya.
• kartu/lembar pinjam arsip, dipergunakan untuk meminjam arsip seorang penjabat yang akan meminjam arsip harus mengisi mencatat pada kartu lembar yang dimaksud.
• Lembar penerus, digunakan sebagai pengganti buku ekspedisi (lihat kartu kendali), sebagai alat pengendali dan memonitor surat di lingkungan unit pengolah. 
• Kotak penyimpan/pengikat (Tier File), kotak yang berukuran sedang untuk menyimpan lembar disposisi, kartu lembar pinjam arsip, dan lembar penerus. 
•  Map gantung/folder, map khusus yang memakai gantungan, untuk ; menempatkan arsip atau sekelompok arsip.
• Sekat petunjuk (guide), guide disimpan dan diatur di depan folder sebagai petunjuk pembatasan simpanan arsip untuk membedakan/memisahkan antara masalah utama, masalah dan submasalah.

Read More

MENGATUR PERJALANAN BISNIS

A. MERENCANAKAN PERJALANAN BISNIS 

1. Dokumen - Dokumen yang perlu dalam perjalanan bisnis 

         Dokumen perjalanan dinas ialah keterangan - keterangan yang melengkapi perjalanan bisnis atau perjalanan dinas sesuai dengan tempat tujuan dan pekerjaan yang akan dilakukan. 

dokumen - dokumen yang diperlukan untuk melakukan perjalanan dinas adalah : 

• Paspor 
• Visa 
• Rencana perjalanan 
• Jadwal perjalanan dinas 
• dokumen kesehatan 
• Peta 
• Petunjuk Akomodasi 
• Agenda Pertemuan / agenda kerja 
• Surat Perintah Perjalanan Dinas 
• Voucher Perjalanan 
• Daftar nama yang akan dihubungi 
• Asuransi, dan lain sebagainya

 2. Persiapan Pejalanan Dinas di Dalam Negeri 

     Untuk melakukan perjalanan dinas di dalam negeri, dokumen yang kita perlukan sebagai berikut : 

• Jadwal perjalanan dinas, yaitu suatu daftar acara perjalanan dinas yang berisi tentang nomor, waktu,kegiatan, dan keterangan.
• Janji temu dengan klien atau relasi, yang memuat tentang nomor, waktu, nama, kegiatan, dan perusahaan/kantror 
• surat tugas dari kantor

3. Persiapan Perjalanan Dinas ke luar negeri

    Untuk melakukan perjalanan dinas ke luar negeri, dokumen yang mutlak harus punya, yaitu : paspor, visa, yellow card, dan fiskal.

• Paspor adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjabat yang berwenang dari suatu negara yang memuat indentitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antarnegara.
• Visa merupakan tanda izin yang memberikan berupa pemberian cap/stempel pada lembaran - lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara tertentu dalam waktu tertentu pula.
• Yellow card (kartu kesehatan) merupakan kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk digunakan oleh warga negara Indonesia yang akan pergi ke luar negeri.
• Fiskal adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan terutama menyangkut pendapatan dan pengeluaran. 

4. Persiapan Transportasi 

    memilih sarana transportasi adalah hal yang perlu ditimbangkan pada saat merencankan perjalanan, karena salah satu sektor biaya terbesar yang dikeluarkan dalam perjalanan dinas.

    macam - macam sarana transportasi yang dapat digunakan antara lain sebagai berikut : 

• Perjalanan darat 
• Perjalanan Udara 
• Perjalanan laut

5. Rencana akomodasi 

    Akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan. 

langkah - langkah yang harus dilakukan dalam mempersiapkan akomodasi penginapan antara lain meliputi : 

• Pemesanan kamar, dapat dilakukan melalui telepon atau faks.
• Check in, adalah pertama masuk hotel.
• Cara pembayaran, dapat dilakukan pada check in berdasarkan jenis kamar yang di pilih dan berapa lama waktu menginap.
• Check out, adalah saat tamu meninggalkan hotel atau penginapan.

 6. Rencana keuangan 

     Dalam melakukan perjalanan dinas, hal yang pertama adalah mencari informasi tentang biaya tiket perjalanan pulang - pergi dari tempat tinggal sampai tujuan. kita juga perlu mencari informasi tentang nilai tukar mata uang di negara tujuan. carilah informasi tentang biaya hidup sehari - hari di negara tujuan, mencari informasi biaya rata - rata mengenai : 

1. Sarana transportasi 
2. sarana akomodasi 
3. biaya untuk makan 

alat pembayaran yang dapat digunakan dalam perjalanan dinas sebagai berikut ;

• Uang tunai, adalah uang yang diterima secara umum sebagai alat pembayaran yang sah.
• kartu kredit (credit card), adalah kartu yang dikeluarkan oleh bank.
• Traveller check (cek bepergian), adalah alat pembayaran semacam cek yang dibuat khusus untuk orang yang bepergian.
• Letter of credit (L/C), merupakan alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana yang jumlahnya besar selama dalam perjalanan.

Read More

Mempersiapkan Dan Mengelola Pertemuan / Rapat

A.      Pengertian Rapat 

Menurut Samsir Rambe, Rapat adalah kumpulan beberapa orang / organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, pemecahan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati / disetujui bersama.

B.      Tujuan Rapat

1.       Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

2.       Untuk menyampaikan informasi, perintah, penyataan.

3.       Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.

4.       Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah – masalah yang sedang terjadi.

5.       Mempersiapkan suatu cara atau kegiatan.

6.       Menampung semua permaslahan dari arus bawah ( Para peserta Rapat )

C.       syarat – syarat rapat yang baik 

a.       Persiapan rapat

b.      Penentuan tujuan rapat dan acara rapat

c.       Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun

d.      Penentuan tempat

e.      Akomodasi

f.        Konsumsi

g.       Media / Peralatan

D.      Pelaksanaan Rapat 

-          Suasana Rapat berlangsung terbuka.

-          Para peserta rapat berpatisipasi aktik.

-          Adanya Kendali dari ketua rapat.

-          Hindaran debat kusir.

-          Bahasa yang komunikatif.

-          Hindarkan monopoli ketika berbicara.

-          Terhadap keputusan dan kesimpulan rapat.

-          Adanya notulen.

-          Acara rapat

-          Media rapat

-          waktu

E.      Teknik Penyelenggaraan Rapat 

Persiapan Rapat

a.       Persiapan administrasi

b.      Persiapan ruangan

·         Cahaya penerangan

·         Ventilasi Udara

·         Pengaturan tempat duduk

·         Penempatan peralatan

c.       Persiapan akomodasi konsumsi

Untuk akomodasi dapat di tempatkan di hotel, asrama, mess, lengkap dengan pelayanan makan dan cuci dan perlu di sediakan konsumsi rapat berupa makanan ringan dan air.

d.      Kesehatan  dan keamanan

Pelayanan kesehatan perlu disediakan untuk menjaga kemungkinan ada peserta rapat yang jatuh sakit.

e.      Penyusunan Proposal

Rencana kegiatan, program kerja, atau usulan kegiatan yang dituangkan dalam bentuk tulisan disebut proposal kegiatan yang memerlukan.

Read More

Tentang Q

nama saya Rony Ramdhani panggil saja saya roni aja  saya lahir di ciamis 25 februari 1994 alamat Jln Perintis Kemerdekaan RT 05 / RW 01 kec. Banjar, Desa Banjar, Kota Banjar Patroman my hobby main bulutangkis, traelling, main Ps.

makanan Favorit : Nasi Putih , Ikan, Daging ayam
Minuman Favorit : Air Putih
Team Favorit : Persib Bandung, chelsea, Intermilan
band Favorit : Ungu, Armada, ST12

saya pernah bersekolah di TK Tunas Islam Pada tahun 1999 - 2000 , kemudian pada tahun 2000 - 2006 saya bersekolah di SD Negeri 1 Banjar kelas A, lalu tahun 2006 - 2009 saya menimba ilmu di SMP Negeri 3 Banjar kelas yang pernah di tempati 7G, 8D, dan 9C dan  2009 - sampai sekarang saya sekolah di SMK Negeri 1 Banjar saya masuk jurusan Administrasi Perkantoran.
 
 saya tidak suka sama orang yang sombong dan jutek.........  

tipe cewe Q :
- cantik
- sholeh / Beriman
- baik
- imut
- dll

untuk soal percintaan saya , saya pernah pacaran 4 kali

cita2 : pingin menjadi orang yang sukses , PNS.....

Read More

Mobil Kiat Esemka

anda pasti sudah tahu kan berita dari anak anak smk dari kota solo, jawa tengah . yaitu anak - anak smk solo membuat sebuah mobil yang bermerk kiat esemka ,

Mobil Kiat Esemka adalah mobil SUV (Sport Utility Vehicle) hasil karya siswa smk solo , jawa tengah , pemerintah solo langsung menguji atas keberhasilan anak - anak membuat mobil nasional kiat esemka, dan mobil Kiat Esemka akan dijadikan mobil dinas kota solo dan saat ini banyak penjabat yang tertarik dengan nobil tersebut. sekarang anak - anak smk solo sedang berusaha untuk membuat mobil sejenis pick-up.

Read More