Kearsipan

A. Pengertian 

      Kearspan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

B. Tujuan kearsipan 

 

    Pada pasal 3 undang - undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa : "Tujuan Kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. 

    Menurut A.W. Widjaya (1993:3) tujuan kearsipan diantaranya : 

• menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan.
• menyimpan surat setiap saat diperlukan. 
• mengupulkan bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap. 

    Sedangkan menurut E. Martono (1994:28) tujuan kearsipan adalah : 

• menyediakan warkat bila diperlukan.
• menghindari pemborosan dalam mencari warkat yang diperlukan.
• mengumpulkan warkat - warkat yang mempunyai hubungan satu dengan yang lain.
• mengamankan warkat yang lain jauh dari bahaya pencurian dan bahaya kebakaran.
• tetap menjaga kerahasiaan jika warkat itu benar perlu dirahasiakan dari tujuan di atas.

C. Sistem penyimpanan arsip 

         Sistem penyimpanan arsip / warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menentukan kembali dengan cepat dan tepat, pengguanaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip. 

         ada beberapa macam sistem penyimpanan arsip yang dapat dipilih dalam penyimpanan arsip, yaitu : 

• Penyimpanan Arsip Sistem Abjad. susunan penyimpanan pada sistem ini, berdasarkan urutan abjad.

•  Penyimpanan Asip Sistem Tanggal. sistem kronologis adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan waktu surat diterima atau surat dikirim ke luar.

•  Penyimpanan Arsip Sistem Nomor. Penyimpanan arsip sistem nomor adalah cara penyimpanan menurut urut - urutan angka dimulai dari sutu terus meningkat hingga angka yang lebih besar.
• Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah. Penyimpanan arsip sistem wilayah adalah tata cara penyimpanan arsip menurut pembagian wilayah. misalnya : Pembagian menurut pulau (Sumatra, Jawa, Kalimantan) atau menurut wilayah provinsi (DKI, Jawa Barat, Daerah Istimewa Yogyakarta)
• penyimpanan Arsip Sistem Masalah/Subjek, semua naskah/dokumen disusun dan dikelompokan berdasarkan pokok soal/masalah.

D. Peralatan Untuk melaksanakan Kearsipan

• Lembar disposisi, digunakan untuk mengatur proses pengolahan surat yang selanjutnya menjadi alat pengendali lalu lintas persuratan dan sebagai sarana monitor dalam mekanisme persuratan. 
• Kartu Kendali, digunakan sebagai alat pencatat surat, alat pencar/pelacak untuk dapat menemukan/menetapkan lokasi dan tempat surat. 
• Kartu tunjuk silang, kegunaanya hampir sama dengan kartu kendali yang diberkaskan atau difile yang fungsinya untuk mengganti atau mewakili permasalahan (subjek) dari sebuah surat, tidak dengan surat aslinya.
• kartu/lembar pinjam arsip, dipergunakan untuk meminjam arsip seorang penjabat yang akan meminjam arsip harus mengisi mencatat pada kartu lembar yang dimaksud.
• Lembar penerus, digunakan sebagai pengganti buku ekspedisi (lihat kartu kendali), sebagai alat pengendali dan memonitor surat di lingkungan unit pengolah. 
• Kotak penyimpan/pengikat (Tier File), kotak yang berukuran sedang untuk menyimpan lembar disposisi, kartu lembar pinjam arsip, dan lembar penerus. 
•  Map gantung/folder, map khusus yang memakai gantungan, untuk ; menempatkan arsip atau sekelompok arsip.
• Sekat petunjuk (guide), guide disimpan dan diatur di depan folder sebagai petunjuk pembatasan simpanan arsip untuk membedakan/memisahkan antara masalah utama, masalah dan submasalah.