Mempersiapkan Dan Mengelola Pertemuan / Rapat

A.      Pengertian Rapat 

Menurut Samsir Rambe, Rapat adalah kumpulan beberapa orang / organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, pemecahan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati / disetujui bersama.

B.      Tujuan Rapat

1.       Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

2.       Untuk menyampaikan informasi, perintah, penyataan.

3.       Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.

4.       Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah – masalah yang sedang terjadi.

5.       Mempersiapkan suatu cara atau kegiatan.

6.       Menampung semua permaslahan dari arus bawah ( Para peserta Rapat )

C.       syarat – syarat rapat yang baik 

a.       Persiapan rapat

b.      Penentuan tujuan rapat dan acara rapat

c.       Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun

d.      Penentuan tempat

e.      Akomodasi

f.        Konsumsi

g.       Media / Peralatan

D.      Pelaksanaan Rapat 

-          Suasana Rapat berlangsung terbuka.

-          Para peserta rapat berpatisipasi aktik.

-          Adanya Kendali dari ketua rapat.

-          Hindaran debat kusir.

-          Bahasa yang komunikatif.

-          Hindarkan monopoli ketika berbicara.

-          Terhadap keputusan dan kesimpulan rapat.

-          Adanya notulen.

-          Acara rapat

-          Media rapat

-          waktu

E.      Teknik Penyelenggaraan Rapat 

Persiapan Rapat

a.       Persiapan administrasi

b.      Persiapan ruangan

·         Cahaya penerangan

·         Ventilasi Udara

·         Pengaturan tempat duduk

·         Penempatan peralatan

c.       Persiapan akomodasi konsumsi

Untuk akomodasi dapat di tempatkan di hotel, asrama, mess, lengkap dengan pelayanan makan dan cuci dan perlu di sediakan konsumsi rapat berupa makanan ringan dan air.

d.      Kesehatan  dan keamanan

Pelayanan kesehatan perlu disediakan untuk menjaga kemungkinan ada peserta rapat yang jatuh sakit.

e.      Penyusunan Proposal

Rencana kegiatan, program kerja, atau usulan kegiatan yang dituangkan dalam bentuk tulisan disebut proposal kegiatan yang memerlukan.